Cómo completar un campo de una tabla en Access con valores definidos – Método 1

13 junio 2012 § Deja un comentario

BubbleObjetivo: Completar campos de la tabla seleccionando el valor de un cuadro combinado cuyo origen es la misma tabla.

Una vez diseñada nuestra tabla en Access queremos completar los valores de campos anteriormente establecidos. Esto es útil cuando necesitamos repetir valores y no queremos equivocarnos o cambiar los caracteres sin esta intención. Para resolver esta situación, conocemos dos métodos. En este artículo vamos a ver cómo utilizar la configuración del campo en la ficha “Búsqueda” (Método 1).

Para ilustrar lo que queremos lograr vamos a visualizar la siguiente pantalla:

Queremos lograr que cuando ingresemos un nuevo registro (nueva fila) podamos seleccionar al “proveedor” del producto entre los valores de un cuadro combinado para evitar posibles errores.

Para ejecutar el paso a paso, partimos de una tabla de Access ya configurada como la siguiente:

En Vista Hoja de Datos nuestra tabla muestra los registros que ya hemos ingresado:

Nos vamos a Vista Diseño de nuestra tabla, situamos el puntero del ratón en el campo del cual queremos hacer el cuadro combinado con los valores a escoger:

En este caso queremos que el campo “proveedor_producto” nos despliegue un cuadro combinado con los valores previamente ingresados.

Nos ubicamos en la ficha “Búsqueda” del campo (parte inferior del escritorio). Seleccionamos “Cuadro combinado” y se muestra una pantalla como la siguiente:

Ubicamos el puntero en Origen de la fila y pulsamos sobre el botón con los 3 puntos:

Al pulsar sobre los 3 puntos se inicia el Generador de Consultas y nos muestra la tabla de la cual queremos extraer los valores (en nuestro caso queremos extraerlos de la misma tabla):

Hacemos clic sobre el botón Agregar y luego sobre el botón Cerrar. Ahora, arrastramos el campo “proveedor_producto” a una de las casillas de la consulta:

Pulsamos sobre el icono de sumatoria para evitar que se repitan los valores en el desplegable:

Le podemos dar un orden de aparición de los valores, por ejemplo, que aparezcan ordenados alfabéticamente de manera ascendente:

Ya podemos cerrar el diseño de nuestra consulta haciendo clic en el botón “X” (sección superior derecha):

Aparece el cuadro para establecer la configuración, pulsamos en “Sí”:

En la ficha Búsqueda del campo “proveedor_producto” nos aparecerá información en el Origen de la fila que son los datos que queremos aparezcan en el desplegable:

La configuración del cuadro combinado ya se ha realizado:  los datos provienen del mismo campo “proveedor_producto” de la tabla Productos.

Nos vamos a la Vista Hoja de datos de la tabla.  Añadimos un nuevo registro y vemos el comportamiento de la tabla cuando nos posicionamos sobre el campo del Proveedor del producto:

Ahora al añadir un nuevo registro, podemos seleccionar uno de los valores que aparecen previamente en la tabla.

¿Cómo podemos agregar nuevos valores al desplegable del campo?

Escribimos el nuevo valor, guardamos los cambios de la tabla, cerramos la tabla y volvemos a abrirla. Comprobaremos que el nuevo valor ya está disponible para los próximos registros.

¿Por qué aparecen los valores desordenados o repetidos en el desplegable?

Ir de nuevo al Generador de consultas (volver a pulsar los 3 puntos en Origen de la fila del campo) y comprobar que en la fila de Orden está establecido la forma que deseamos (si no lo está, seleccionarla) y debe aparecer también la fila Total: Agrupar por (si no lo está activar la función sumatoria en el icono de la barra de herramientas). Cerrar la consulta y en el cuadro pulsaremos que Sí para guardar los cambios.

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