Caso práctico 1 de Access: tabla, formulario y consultas para los empleados

16 junio 2012 § Deja un comentario

BubbleObjetivo: A partir del diseño y creación de la tabla, crear un formulario para una base de datos de empleados y hacer consultas sobre la edad, ciudad de residencia y búsqueda por apellido.

Queremos diseñar y crear una tabla con datos de los empleados; posteriormente crear el formulario que permita: ingresar nuevos registros, modificar datos o eliminar registros. Además, queremos elaborar consultas que al extraer los datos de la tabla origen, nos muestre la edad de cada empleado; cuáles empleados tienen una determinada ciudad como residencia y por último, realizar consultas al ingresar un apellido.


Resumen del procedimiento que seguiremos:

A.  Diseñamos la tabla con los campos, tipo de datos, tamaño, título.
B.  Creamos nuestra tabla y añadimos el primer registro.
C.  Creamos el formulario de ingresos, modificación y eliminación de registros.
D.  Creamos las consultas.

Comencemos a desarrollar nuestro caso práctico.

A.  Diseñamos la tabla con los campos, tipo de datos, tamaño, título.

Nombre Tipo Tamaño Formato Título
DNI Texto 9 DNI
Nombre1 Texto 15 Nombre1
Nombre2 Texto 15 Nombre2
Apellido1 Texto 15 Apellido1
Apellido2 Texto 15 Apellido2
FechaNacimiento Fecha/Hora Fecha corta F.Nacimiento
Direccion Texto 50 Dirección
Telefono1 Texto 9 Teléfono1
Telefono2 Texto 9 Teléfono2

Recomendaciones:

1) El nombre del campo va sin tildes (sin marcar los acentos) y se pueden usar tanto mayúsculas como minúsculas.
2) El tipo de datos correspondiente a los teléfonos es tipo texto porque aunque se utilizan números no vamos a realizar operaciones (sumar, restar, multiplicar …) con estos datos.
3) La clave principal de nuestra tabla es el campo DNI pues nos permitirá identificar unívocamente cada registro (no podrán haber 2 registros con el mismo DNI).

b) Creamos nuestra tabla pulsando sobre “Crear una tabla en Vista Diseño”. Configuramos cada campo siguiendo nuestro diseño de tabla anterior.

Seleccionamos el campo DNI como clave principal de la tabla y guardamos la tabla con el nombre “Empleados”.

Pulsamos el botón de “Vista Hoja de Datos” e ingresamos nuestro primer registro:

c) Vamos a elaborar el formulario que permitirá añadir, modificar o eliminar registros en la tabla “Empleados”.

Hacemos clic sobre “Crear un formulario utilizando el asistente”:

Al pulsar sobre el botón “>>” seleccionamos todos los campos de la tabla “Empleados”.
Seleccionamos una distribución “En columnas”, un estilo “Estándar” y le damos por nombre “FormEmpleados” a nuestro formulario.

Abrimos el formulario y en “Vista Diseño” ajustamos la vista de los campos.

En “Vista Formulario” se nos muestra así:

Nos aparece el primer registro que ingresamos desde la misma tabla. Los botones de la parte inferior de la pantalla nos permiten navegar entre los registros y con el botón “>*” podemos añadir un nuevo registro.

Si queremos modificar algun dato de un registro, lo hacemos directamente sobre el cuadro del formulario. Esto será suficiente para que la tabla origen de los datos se modifique.

Vamos a mejorar nuestro formulario para automatizar los procesos de nuevos ingresos, modificación y eliminación mediante un botón.

Vamos al formulario en “Vista Diseño”. Por lo general, aparece automáticamente el “Cuadro de herramientas”.

Si no aparece el “Cuadro de herramientas”, ir a Ver > Barra de herramientas > Cuadro de herramientas. Esta última debe estar seleccionada (marcada).

Crearemos 3 botones en el formulario, uno para “Agregar nuevo registro”, otro para “Guardar registro”, y el tercero para “Eliminar registro”.

Para ayudarnos con el asistente, el botón de varita mágica del “Cuadro de herramientas” debe estar seleccionado (se destaca con color si está marcado).

En el “Cuadro de herramientas”, pulsamos sobre “Botón de comando”:

Nos vamos a la superficie del formulario, con el puntero del ratón marcamos un rectángulo para posicionar el botón en el formulario. Se inicia el “Asistente para botones de comando”.

Seleccionamos en la categoría “Operaciones con registro”, la opción “Agregar nuevo registro” así:

Pulsamos sobre “Siguiente” y seleccionamos texto (en vez de imagen):

Seguimos un procedimiento similar con los dos botones restantes.
Para el botón de guardar los cambios, debemos seleccionar las siguientes opciones:

Para el botón de eliminar registro, seleccionamos las opciones que se muestran:

Al final nuestro formulario en vista diseño nos queda de la siguiente manera:

En “Vista formulario” se nos muestra una pantalla como la siguiente:

Ahora, podemos probar el uso de cada botón y hacer nuevos ingresos, modificar algunos campos y eliminar registros.

Podemos ver cómo los cambios que realizamos en el formulario también se reflejan en la tabla origen:

d) Elaboremos ahora las consultas planteadas en el ejercicio.

Consulta A:  La edad de los empleados

Seleccionamos “Crear una consulta en vista Diseño”, agregamos la tabla “Empleados” y arrastramos los campos a la cuadrícula de la consulta.

Nuestro escritorio muestra:

Nos situamos con el puntero del ratón en un nuevo campo y escribimos en “Campo” la expresión siguiente:

Edad: Ent((Ahora()-Empleados!FechaNacimiento)/365)

Lo que hará esta expresión es calcular la fecha actual menos la fecha de nacimiento del empleado. Como este resultado se expresa en días, dividimos entre 365 días del año y luego aplicamos la función de parte entera para que no aparezcan números decimales en el nuevo campo “Edad”.

Guardamos la consulta como “ConsultaEdad” y al pulsar sobre “Vista hoja de datos” de la consulta ahora se muestra:

Aparece un nuevo campo que le dimos por nombre “Edad” y el resultado del cálculo de la expresión.

Consulta B: Empleados cuyo domicilio está en Alicante.

Volvemos a crear una consulta como en la consulta anterior. Esta vez en el campo “Dirección” escribimos la siguiente expresión en la fila “Criterios”:

Como “*Alicante*”

La vista del escritorio es como se muestra:

El asterisco antes y después del nombre de la ciudad funcionan como “comodines” para permitir resultados que no sean exactamente igual a Alicante. Como el campo dirección contiene otros datos (calle, número, código postal, ciudad …) es necesario incorporar los asteriscos para sustituir los otros caracteres que contiene el campo. (Probar que si escribimos =”Alicante” no se filtrará ningún registro porque la cadena de caracteres del campo dirección incluyen otros caracteres además de la cadena A-l-i-c-a-n-t-e, es decir no es exactamente y únicamente el nombre de la ciudad.)

La respuesta que obtenemos de la consulta es la siguiente:

Aparecen nuestros dos registros porque ambos incluyen en el campo “Dirección” la cadena de caracteres “Alicante”. Podemos guardar nuestra consulta como ConsultaCiudad.

Consulta C: Al introducir un apellido, nos muestre los empleados que tenemos.

Creamos otra consulta desde “Crear una consulta en vista Diseño” y le damos por nombre “ConsultaApellido”. Como hicimos en los casos anteriores, mostramos la tabla “Empleados” y arrastramos todos los campos a la cuadrícula.

Ubicamos el puntero del ratón en el campo “Apellido1” y en la fila Criterios escribimos:

[¿Cuál apellido quiere buscar?]

Al escribir entre corchetes la pregunta, Access nos pedirá que ingresemos el apellido.

En “Vista Diseño” la configuración nos queda de la siguiente manera:

Pulsamos sobre “Vista Hoja de datos” de la consulta y nos aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Al escribir el apellido y pulsar “Aceptar”, la consulta nos muestra el siguiente resultado:

Verifiquemos los objetos creados en nuestro caso práctico.

Una tabla que llamamos “Empleados”:

Un formulario que le dimos por nombre “FormEmpleados”:

Las 3 consultas que atienden a los requerimientos del caso:

Con esto hemos atendido a las condiciones del caso práctico 1.

Anuncios

Etiquetado:, , , , , , ,

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

¿Qué es esto?

Actualmente estás leyendo Caso práctico 1 de Access: tabla, formulario y consultas para los empleados en Instalar en el PC. Tutoriales paso a paso..

Meta