Reenviar emails a otro buzón aplicando Filtros en Gmail

23 octubre 2014 § Deja un comentario

BubbleObjetivo: Reenviar emails, en la plataforma de correo Gmail, que cumplan ciertas condiciones (filtros) a otro buzón (sea propio o ajeno).

El caso es que necesitamos reenviar a otro buzón determinados emails que recibimos en nuestra bandeja de entrada de Gmail. Este procedimiento incluye el uso de Filtros y tiene condiciones en Gmail.

Condiciones en Gmail para el reenvío de emails a otro buzón:

  1. Reenviar emails que cumplan uno o varios criterio[s] (como remitente, palabras incluidas, asunto … ) a otro buzón destinatario. Este tutorial no trata el caso de reenvío total,  de todos los emails recibidos en la bandeja de entrada  a otro buzón destino. Para hacer esto se aplicaría otro procedimiento desde Configuración > Reenvío o correo POP/IMAP, y no habría necesidad de crear filtros.
  2. Gmail sólo reenviará los emails que se reciban después de haber creado el filtro. Los emails (que cumplan los criterios) recibidos antes de crear el filtro no se reenviarán al buzón destino que queremos. Con los emails ya recibidos, no queda más remedio que reenviarlos uno-a-uno.

Procedimiento:

Primer paso: Establecer el buzón destinatario para el reenvío

Antes que nada, en Gmail debemos partir por establecer nuestro buzón destino para los emails a reenviar, y luego crear el filtro que necesitamos.

Abriremos nuestra cuenta en Gmail, y en el panel nos vamos a “Configuración” desde el icono de la ruedecilla (arriba y a la derecha), hacemos clic en el triángulo:

1configuracion-buzon-destino

Se despliega un menú emergente,  y seleccionamos de nuevo  “Configuración”:

2menu-emergente-ruedecillas

En el menú superior, seleccionamos “Reenvío y correo POP/IMAP”:

3reenvio-correo-pop-imap

 

Pulsamos sobre el botón “Añadir una dirección de reenvío” tal como se muestra en la siguiente imagen:

4agregar-direccion-de-envio

En pantalla aparece un cuadro emergente donde debemos escribir el buzón destinatario de los emails:

5escribir-buzon-destino

Escribimos nuestro buzón destinatario y pulsamos en “Siguiente”. El sistema nos responde con una confirmación de envío a ese buzón destino. Es una cuestión de seguridad porque vamos a usar otro buzón que puede ser propio o ajeno.

6confirmar-direccion-de-envio

(Si nos hemos equivocado escribiendo el buzón, es aquí donde debemos cancelar para corregirlo.)

Al hacer clic en “Continuar”, Gmail nos informa que ha enviado un código de seguridad a ese buzón, el cual lo aplicaremos para tener suficiente autoridad y poder hacer los reenvíos al buzón destino.

7enviado-codigo-de-seguridad

Aceptamos y en este punto tenemos que rescatar el código enviado por Gmail al buzón destinatario, bien sea un buzón propio o ajeno. Nos aparece en nuestro buzón destino el mensaje enviado por Gmail para confirmar la cuenta:

8recibido-codigo-seguridad

El email contiene un código y las explicaciones de seguridad del caso:

10contenido-mensaje-seguridad

Volvemos al buzón remitente, vamos a “Configuración” y en la misma página de “Reenvío y correo POP/IMAP” aparece el cuadro para introducir el código recibido y verificar el buzón destino del filtro (como antes hemos explicado, Gmail aplica en estos casos una norma de seguridad para el propietario del buzón destino):

11verificar-codigo-de-seguridad

En nuestra pantalla se muestra que ha sido verificada la cuenta:

12verificacion-buzon-reenvio

En la captura anterior vemos que por defecto, Gmail reenviará una copia del correo entrante al buzón seleccionado y que además Gmail conservará el email en la carpeta de Recibidos. Estas condiciones las podemos cambiar en esta pantalla pulsando sobre el triángulo y seleccionando la opción del menú que se despliega. Para nuestro paso a paso las dejaremos tal cual viene por defecto.

 Segundo paso: Crear el Filtro para aplicar en los reenvíos

Para crear un filtro hay varias opciones. En este tutorial  veremos dos modos:

Modo 1: Establecer directamente las condiciones del “Filtro”

13ir-a-filtros

Pulsamos en el enlace “Filtros” del menú superior y luego en “Crear un filtro nuevo”:

14crear-filtro-nuevo

En el cuadro que aparece, establecemos las condiciones para nuestro filtro de emails. Hay varios criterios  que pueden servir para identificar los emails a filtrar (remitente, destinatario, asunto,  contiene ciertas palabras, no contiene, contiene archivos adjuntos, no incluir chats, tamaño mayor o menor del archivo), pero como ejemplo solamente resolveremos el caso de reenviar los emails que tengan un determinado remitente, y hacemos clic en “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”:

15criterios-para-reenvio

En nuestro ejemplo, al escribir el buzón remitente, vemos que Gmail ha escrito después una coma. Esto indica que podemos escribir varios remitentes separados por comas, muy útil para cuando queremos reenviar emails provenientes de diferentes buzones.

Después que establezcamos los criterios necesarios, pulsamos sobre el enlace “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda”.

Seguidamente  tenemos que dar un paso clave para que funcione nuestro reenvío de emails. Podemos elegir entre las opciones de buzones destinatarios el que nos interese (que ya hemos creado en el paso 1) y además aplicar alguna otra acción con estos emails (en nuestro ejemplo hemos creado una nueva etiqueta “reenviado” y queremos que el sistema la aplique a los emails que se van a reenviar).

16establecer-criterios-del-filtro

Al lado del botón “Crear filtro”, el sistema ya ha detectado que hay 8 conversaciones que cumplen las condiciones que hemos establecido para el filtro, para las cuales el sistema aplicará el filtro pero no cumplirá la acción de ejecutar el  reenvío, por la nota que antes hemos indicado (estas 8 conversaciones, por ejemplo, han sido gestionadas antes de crear el filtro).

Ahora en nuestro panel nos aparece el filtro y los criterios:

17filtro-creado

Si queremos hacer algún cambio en el filtro o bien eliminarlo, podemos pulsar en este mismo panel  en “editar” o en “eliminar”, enlaces a la derecha:

18editar-eliminar-filtro

Ya vemos en la barra superior el aviso de la aplicación del filtro creado, nos indica que el filtro está activo y que , además,  cuál es el buzón destino:

19filtro-activo

En el enlace a la derecha de esta notificación, “Revisar la configuración” es otra opción que tenemos para modificar los criterios del filtro.

 

Modo 2: Establecer el “Filtro” a partir de un email similar

Otra forma de establecer el reenvío de emails a un determinado buzón es a partir de un email similar. Vamos a comenzar seleccionando un email con un determinado criterio. Para simplificar el tutorial, seleccionamos un email que contenga el criterio que queremos (en nuestro caso el de un determinado remitente):

20email-similar

Desde la pestaña “Más”, pulsamos en “Filtrar mensajes similares”:

21email-similar-mas

Y seguimos con los pasos del apartado anterior (modo 1) para seleccionar los criterios que aplicaremos a estos  emails y llegamos a una pantalla ya conocida:

22establecer-criterios-modo2

Comprobemos que el filtro funciona

En nuestra bandeja de Gmail, tenemos un email recibido antes de crear el filtro (Asunto: Antes de Crear el Filtro) y otro email recibido después de crearlo (Asunto: Después de Crear el Filtro):

23emails-recibidos

Ambos emails ya tienen su etiqueta de “reenviado” (una de las acciones que ha aplicado Gmail gracias al filtro), pero comprobemos cuáles emails han sido realmente reenviados al buzón destino. El buzón destino sólo ha recibido el email que tiene por Asunto “Después de Crear el Filtro”:

24email-reenviado

Por lo tanto, se cumple lo que indicamos al principio: Gmail aplicará las acciones de reeenvío de emails a los entrantes; es decir, a los nuevos mensajes recibidos después de haber creado el filtro, ¿lógico, no? 🙂

Finalmente, podemos cambiar los criterios de un filtro o eliminar un filtro creado si lo seleccionamos desde Configuración > Filtros, y  aplicamos la acción correspondiente haciendo clic en el enlace.

Como Resumen:

Para reenviar emails recibidos en Gmail a otro buzón, se sigue la siguiente secuencia de pasos:

1º Establecer y verificar el buzón destinatario (bien sea propio o ajeno).

2º Crear el filtro con los criterios necesarios para el reenvío.

 

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